うめはなのいろいろ綴り

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一般事務のお仕事とは?向いている人の特徴3つ

こんにちは。うめはなです。

うめはなはアルバイト・派遣・正社員と様々な立場で一般事務の仕事をしてきました。

現在は派遣社員として働いていた派遣先で正社員として採用されて働いています。

勤めた会社は今の会社を含めて全部で3社、職種も様々です。

今日は一般事務歴12年のうめはなが一般事務のお仕事内容と向いていると思う人についてお話したいと思います。

 

こんな方向けの記事です

・一般事務への就職・転職を目指している

・一般事務ってどんなことをしているか知りたい

・自分が一般事務に向いているか知りたい

 

一般事務のお仕事内容

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一般事務の業務は幅広く、会社によって様々です。

ですので、うめはなが3社働いて実際に行った業務を中心にご紹介します。

 

最も多いのはデータ入力作業です。

次いで書類の作成・チェック・整理業務となります。

電話やメールでの問い合わせ対応を行うことも多いです。

 

データ入力作業というと、

「表にある数字をひたすら入力する」というイメージがあるかもしれませんが、そのような単純な入力作業はありません。

 

さまざまな形で届くデータを加工して自社システムに取りこむという作業が多いです。

データの加工にはExcelのマクロやVBAの知識がある程度あると便利です。

(自分で組めなくてもどういう仕組みなのかを知っておくだけでも違います)

効率良く、正確に、そして毎日同じように仕上げることが求められます。

 

書類の作成・チェック・整理業務は、

会社独自のフォーマットに沿った書類を扱うことがほとんどです。

仕事を始めてから覚えるので、スタートは皆同じとなります。

特にチェック業務は正確な作業を求められます。

 

更にコンピューターでは判別できない部分のチェックとなります。

 

何のための書類で、どう記載があるとどうなるのか

その作業の上流(どこからきて)と下流(どこへ受け渡すのか)を、

理解して進めなければいけません。

 

 

問い合わせ対応は、

アルバイトのときは社内からの簡単な問い合わせ、

派遣社員の時は社内からの書類に関する問い合わせ対応、

正社員になると社内外からのさまざまな質問・問い合わせ対応と、

雇用形態によって難易度が上がっていきました

 

一般事務に必要な資格

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一般事務の業務は幅広く、会社によって大きく違います。

特に資格は会社によって求めるものが様々ですので、応募要項に記載がない場合は面接で必要な資格を必ず聞いておきましょう。

必要な資格は会社によりさまざまであるため、この資格を持っていれば一般事務業務ができるというものがないのが現状です。

うめはなが持っている資格を参考までに上げておきます。

・FP3級

・日商簿記3級

・ITパスポート

・メンタルヘルス・マネジメント検定Ⅱ種

どの資格も独学で取得可能です。

うめはなは持ってませんが、MOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)を取得している人も多い印象です。

 

一般事務に向いている人

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事務職歴12年のうめはなが働く中で、

「この人事務職に向いているな~」

と思った人の特徴を3つご紹介いたします。

 

自分が向いているかどうかの参考にしていただければと思います。

 

インターネットショッピングサイトを使いこなせている人

突然なんだ?一般事務の話は?と思われていることと思います。

 

インターネットショッピングする方はご存知だと思いますが、

amazonと楽天では扱っている商品も違いますし、

商品の検索の仕方や注文の仕方が違いますよね?

 

それと同じで自社システムは会社によってかなり違います

一般事務業務ではそれぞれの会社が持つ自社システムを使用することがほとんどです。

しかも複数のシステムを使用することが多いです。

お客様向けのサイトと違い自社システムは不親切なことが多いです。

注意書きや説明書きはありません。

そのようなシステムを使いこなすには仕事の知識はもちろんですが、システムに対するある程度の勘と勇気が必要となります。

 

インターネットショッピングサイトでなくても、

公的書類の申請とか、デリバリーの注文とか就職・転職サイトなどなど・・

 

こういうサイトを使いこなせている人は自社システムへの順応も高い印象です

 

丁寧に作業をする人

具体的には紙をきれいにそろえる・字を丁寧に書くといったことができる人です。

「え~!そんな簡単なこと!?」

と思われた方も多いと思います。

けれど意外とできない人が多いです。

 

渡された書類がそろっておらず、更には上下や裏表が逆だったりするものがあると、

渡された方は100%こう思います。

 

「ちゃんと見てるのかな?」

 

そこで信頼が少し下がります。

そしてそれを何度も繰り返すうちに信頼されなくなってしまいます。

けれど誰も「紙をきれいにそろえてね」とは言ってくれません。

「細かい人」と思われるのは嫌なので、このような些細なことは指摘しない人が多いです。

自分でそろえればいいことですしね。

知らないうちにじわじわと信頼がなくなり、重要な仕事が回って来なくなることもあります。

 

事務職を始めたばかりの方、事務職について何年もたつけど重要な仕事が回って来ないなとお悩みの方、紙をきれいにそろえられていますか?

 

字は下手でもいいので、人に伝わる字であることが重要です。

 

まだまだ紙の書類を扱うことが多い一般事務職、

丁寧かつスピーディーな仕事を求められます。

 

スピードばかり重視して丁寧さをおろそかにしないように注意しましょう。

 

人に仕事を任せられる人

人間ですから、すべての作業を完璧にすることは不可能です。

苦手な作業もありますし、作業がはかどらない日もあります。

しかし事務作業は毎日同じクオリティーを求められます。

 

苦手だからといって人に任せるなんて・・

作業がはかどらないなんて情けない・・

 

そう思う気持ちは痛いほどわかります。

けれど任せたぶん、ほかのできることを一生懸命やればよいのです。

 

けれど苦手な作業はやらなくていいというわけではありません。

苦手は克服しておいたほうが自分のためになるからです。

苦手な作業は余裕のあるときに積極的に挑戦するようにしましょう。

事務作業は作業量に波があることが多いです。

例えば月初や月末など特定の日が忙しい、朝や夕方など特定の時間が忙しいなどです。

また、自分が成長してほかの仕事の作業効率が上がれば、時間に余裕ができるタイミングは必ずありますので、そのチャンスを活かしましょう。

 

人に仕事を任せられない人は、仕事をためこんでしまいます。

結局は仕事量そのものがストレスとなってしまい、作業効率が落ちてしまいます。

自分の業務量のキャパを知って、上手く人に任せられるようになりましょう。

 

最後に

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事務職は競争率が非常に高いと言われています。

力仕事ではありませんし、一日中室内で仕事ができます。

一日立ちっぱなしということもありませんし、飲み物はもちろん、おやつを食べながら仕事ができる職場も多いです。

飲み物や食べ物については厳しい職場もあるようですが、私はそういう職場で働いたことはありません・・。

 

「楽」というイメージを持たれている方が多いのかなとも思います・・。 

けれどこの世に楽な仕事なんてありません

メリットやデメリットについてはまた別の記事でご紹介できればと思います。

最後まで読んでいただきましてありがとうございました。

また読んでいただけますと嬉しいです。